Fáze 3: Role BPM

Výchozí stav: Management má věcnou představu, jak využít potenciálu BPM a hledá lidi, se kterými ji uskuteční.

Výchozí typový postoj manažera: Je nutné získat specialisty.

Cíl fáze: Vyjasnit pravomoci a odpovědnosti v BPM, definovat pro ně role a tyto role obsadit vhodnými lidmi.

Metody:
1. Definovat role BPM. Podrobněji viz metodika Role BPM.

2. Najít pro tyto role správné lidi. Tedy vytipovat pracovníky, kteří musí mít jak vhodné osobní vlastnosti a znalostní predispozice pro příslušné role, tak vhodné aktuální organizační zařazení, které jim umožní role reálně vykonávat. V celém postupu zavádění BPM jde o jeden z nejtěžších úkolů manažera, který se neobejde bez kompromisů.

3. Tyto lidi pro příslušné role získat. Nejde totiž pouze oznámit - budete vykonávat roli vlastníka procesu. Výkon role vždy představuje práci navíc a často je spojen s nutností osobního nasazení při prosazování zásad BPM. Pro skutečné získání lidí je nutné splnit 3 podmínky:

- vytvořit jim pro výkon role volnou kapacitu. Je zcela demotivující manažerská argumentace typu "tohle stejně jste měl dělat". Naopak je dobrou praxí zdůraznit, že jde o něco nového a cíleně odebrat těmto pracovníkům některou z jejich agend. To posiluje i celofiremní vnímání, že BPM manažer myslí vážně.

- nastavit jim vhodnou motivaci. Opět argumentace typu "zde máte příležitost naučit se něco nového" nestačí. Velmi vhodnou formou jsou benefity typu lepší osobní vybavení, pružná pracovní doba (projevení zvýšené důvěry) a posílení vnitřní prestiže např. formou přejmenování pracovní pozice.

- osobně pracovníka pro příslušnou roli získat, což nejde jen jediným osobním rozhovorem. Je třeba především pracovníka utvrdit v tom, že v příslušné roli bude mít podporu manažera.
Osvědčily se i společné schůzky manažera s kandidáty na příslušné role k vyjasnění vzájemných vazeb a odpovědností rolí.

Na tuto fázi je třeba vyhradit poměrně dost času, nejméně 2 až 3 měsíce. Paralelně s tím, jak manažer oslovuje a získává pro příslušné role jednotlivé pracovníky, může připravovat pilotní projekt.